Zapytanie ofertowe ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności Zamawiającego

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 

Działając na podstawie Zarządzenia nr 1/2021 Burmistrza Rzgowa z dnia 8 stycznia 2021 r w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Rzgowie regulaminu udzielania zamówień publicznych,  Urząd Miejski w Rzgowie zaprasza do złożenia oferty.
Zamawiający:                                                                              

                                                            
Gmina Rzgów

 Plac 500-lecia 22

95-030 Rzgów

NIP7282606012
 

ZAMÓWIENIE OBEJMUJE:


ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności Zamawiającego w zakresie

 

I część zamówienia:

Ubezpieczenie mienia od wszystkich ryzyk,

Ubezpieczenie sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk,

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

 

II część zamówienia:

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych 

(OC komunikacyjne),

Ubezpieczenie uszkodzenia oraz kradzieży pojazdów Auto Casco AC/KR,

Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowców i pasażerów (NNW),

Ubezpieczenie Assistance.

            
 
Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
 


​1. INFORMACJE OGÓLNE
 

1.       Umowa ubezpieczenia zostanie zawarta i realizowana będzie przy udziale i za pośrednictwem brokera ubezpieczeniowego Magnus Broker Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, który jest brokerem obsługującym Zamawiającego. 

2.       Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania  na każdym etapie bez podania przyczyny.

​2. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
 

​Gmina Rzgów, ul. Plac 500-lecia 22, 95-030 Rzgów - Powiat Łódzki-Wschodni, woj. łódzkie, reprezentowana przez Burmistrza wraz z jednostkami organizacyjnymi Gminy Rzgów.

 

​e-mail: sekretariat@rzgow.pl

​http://bip.rzgow.pl

​ 

​tel.: 42 214 12 10

​fax: 42 214 12 07

NIP: 728-26-06-012, REGON: 472057827

​3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
 

Przedmiot zamówienia obejmuje ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności Zamawiającego w zakresie ubezpieczenia mienia od wszystkich ryzyk, ubezpieczenia sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk, ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczeń komunikacyjnych w następujących jednostkach organizacyjnych:


​4. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH
 

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych w zakresie następujących części zamówienia:

 

Część I zamówienia (dotyczy wszystkich jednostek organizacyjnych) obejmuje: 

 

Ubezpieczenia wspólne: 

·       Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej,

·       Ubezpieczenie mienia od wszystkich ryzyk. 

 

Ubezpieczenia indywidualne:

·         Ubezpieczenie mienia od wszystkich ryzyk,

·         Ubezpieczenie sprzętu elektronicznego od szkód materialnych,

 

 

Część II zamówienia obejmuje: 

·       Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych 

     (OC komunikacyjne),

·       Ubezpieczenie uszkodzenia oraz kradzieży pojazdów Auto Casco AC/KR,

·       Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowców i pasażerów (NNW),

·       Ubezpieczenie Assistance.

 

Każdy Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub dwie części zamówienia.

 

​5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
 

​Termin realizacji zamówienia:  

​od dnia 01.04.2022r. do dnia 31.03.2023r. z zastrzeżeniem, że data wygaśnięcia ostatniej polisy na pojazd upływa 28.03.2024 r.

​ 

​6. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
 

          Wymagane niżej wymienione dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów albo kserokopii. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM”                    i poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę na każdej zapisanej stronie.

 

6.1. Zezwolenie właściwego organu na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej w zakresie zgodnym                  z przedmiotem zamówienia lub gdy zezwolenie nie jest wymagane na podstawie odrębnych przepisów zaświadczenie właściwego organu nadzoru, że Wykonawca prowadzi działalność ubezpieczeniową                        w wymaganym zakresie lub gdy zezwolenie nie jest wymagane na podstawie odrębnych przepisów oświadczenie organu uprawnionego do reprezentowania Wykonawcy, że prowadzi on działalność ubezpieczeniową w wymaganym zakresie i nie jest konieczne posiadanie przez niego zezwolenia wraz                      z przytoczeniem podstawy prawnej. 

Jeżeli Wykonawca ma siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dodatkowo składa potwierdzenie faktu notyfikacji otrzymane od organu nadzoru, a jeżeli organ nadzoru w kraju Wykonawcy takiego potwierdzenia nie dostarcza, Wykonawca składa oświadczenie organu uprawnionego do reprezentowania Wykonawcy, iż notyfikacja została dokonana i przyjęta przez polski organ nadzoru

 

6.2.  Wypełniony Formularz ofertowy podpisany przez osobę (osoby) uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy wg wzoru określonego w dodatku nr 1 do niniejszego zaproszenia (str. 1-4)

 

​7. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
 

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:

​Agnieszka Olejnik

​ul. Szosa Bydgoska 50, 87-100 Toruń,

​fax. (056) 659 11 95 

​telefon komórkowy: 664 933 696

​e-mail: agnieszka.olejnik@magnus-broker.pl

​Godziny pracy: od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00-16.00.

​ 

​8. ADRES POCZTY ELEKTRONICZNEJ LUB STRONY INTERNETOWEJ ZAMAWIAJACEGO
​ 

​Adres strony internetowej zamawiającego:  http://bip.rzgow.pl

 

​Adres poczty elektronicznej zamawiającego: sekretariat@rzgow.pl

​ 

​9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
 

Składający ofertę pozostaje nią związany na okres 30 dni kalendarzowych od upływu terminu składania ofert. 

 

​10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
 

10.1. Oferta złożona zgodnie z załączonym wzorem powinna zawierać wszystkie dokumenty, oświadczenia                       i załączniki, o których mowa w pkt 6.;

10.2. Treść oferty (zakres ubezpieczenia) musi odpowiadać treści programu ubezpieczenia.  Oferty niekompletne  lub złożone po terminie  nie będą rozpatrywane. Zamawiający może odrzucić ofertę niezgodną z treścią zawartą w programie ubezpieczenia.

10.3. Za osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawców uznaje się:

a)    osoby wskazane w Krajowym Rejestrze Sądowym lub dokumencie równorzędnym,

b)    osoby legitymujące się odpowiednim dokumentem stwierdzającym ustanowienie pełnomocnika, określającym zakres umocowania. Dokument ten należy złożyć 
w formie oryginału lub potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kopii.

10.4.  Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę z jedną ostateczną ceną na każdą część oferty 

10.5. Oferta musi być złożona Zamawiającemu w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie z opisem:

 

pełna nazwa wykonawcy

adres

numer telefonu, faksu 

NIP, REGON

Gmina Rzgów

Ul. Plac 500-lecia 22

95-030 Rzgów

 

       „OFERTA – UBEZPIECZENIE MIENIA GMINY RZGÓW” 

– NIE OTWIERAĆ PRZED …………… r. godz. ……………

 
 

​11. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
 

11.1.  Oferty należy składać do dnia 18.03.2022r do godz. 12:00 w Sekretariacie Urzędu Miejskiego, ul. Plac 500-lecia 22, 95-080 Rzgów pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym terminie bez względu na przyczyny opóźnienia

11.2.  Wykonawca może wprowadzać zmiany, do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzaniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie 
o wprowadzaniu zmian musi być złożone według takich samych zasad i wymagań jak składana oferta, odpowiednio oznakowane z dopiskiem "ZMIANA OFERTY",

  11.3.  Wykonawca ma prawo, przed upływem terminu składania ofert, wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wycofaniu oferty. Powiadomienie o wycofaniu oferty musi być złożone według takich samych zasad i wymagań jak składana oferta, odpowiednio oznakowane z dopiskiem „WYCOFANIE OFERTY”.

  11.4. Otwarcie ofert nastąpi w Urzędzie Miejskim w dniu 18.03.2022 r o godz. 12:15

​12. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
 

Wykonawca podaje w ofercie jedną cenę za każdą część zamówienia, na którą składa ofertę. Cena musi zostać podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Cenę oferty należy określić z należytą starannością, na podstawie opisu przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z realizacją zadania wynikających z zakresu usługi, niezbędnych do wykonania zadania i doliczyć do powstałej kwoty inne składniki wpływające na ostateczną cenę. 

Jeżeli Wykonawca ma zamiar zaproponować jakieś rabaty lub upusty cen, powinien je od razu ująć 
w obliczeniach ceny, tak aby wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną ostateczną. Późniejsze, 
np. w trakcie otwierania ofert, propozycje obniżek ceny nie będą przyjmowane przez Zamawiającego do wiadomości. Proponowana cena powinna być podana w wysokości ostatecznej, tak aby Zamawiający nie musiał już dokonywać żadnych obliczeń, przeliczeń itp. działań w celu jej określenia. 

Zaokrąglenia cen w złotych należy dokonać do dwóch miejsc po przecinku według zasady, że trzecia cyfra po przecinku od 5 w górę powoduje zaokrąglenie drugiej cyfry po przecinku w górę o 1. Jeśli trzecia cyfra po przecinku jest niższa od 5 zostaje skreślona, a druga cyfra po przecinku nie ulegnie zmianie.

Cena wykonania zamówienia powinna być wyrażona liczbowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną liczbowo i wyrażoną słownie, Zamawiający przyjmie cenę wyrażoną słownie. 

 

​12.1. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCĄ
 

Rozliczenia będą prowadzone w złotych polskich. 

Zamawiający nie przewiduje rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym w walutach obcych.

 

 

​13. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
 

Kryteria i waga oceny ofert:

 

CZĘŚĆ I ZAMÓWIENIA

 

1) Cena łączna ubezpieczenia – 80%

2) Zaakceptowanie klauzul dodatkowych – 20%

 

Wykaz klauzul dodatkowych znajduje się w Programie ubezpieczenia stanowiącym Dodatek Nr 2 do zapytania

 

 

CZĘŚĆ II ZAMÓWIENIA

 

1) Cena łączna ubezpieczenia – 80%

2) Zaakceptowanie klauzul dodatkowych – 20%

 

Wykaz klauzul dodatkowych znajduje się w Programie ubezpieczenia stanowiącym Dodatek Nr 2 do zapytania

 

 

 

CZĘŚĆ I ZAMÓWIENIA

 

Pierwszą czynnością przy ocenie oferty będzie sprawdzenie, czy oferta spełnia formalne wymagania Zamawiającego. Przyjęte oferty będą oceniane na podstawie następujących kryteriów:

 

1) cena łączna ubezpieczenia – suma składek za wszystkie ubezpieczenia będące przedmiotem niniejszej części zamówienia.

       Oferty będą podlegały ocenie według następującego wzoru:

 

       P min

                                    An = __________ x 100 pkt.

                                                  Pn

  An     - liczba punktów przyznana ofercie n za spełnienie kryterium 1 

  n    - numer oferty

  Pmin - cena minimalna wśród złożonych ofert

  Pn    - cena zaproponowana przez wykonawcę 

 

2) zaakceptowane klauzule fakultatywne – ocena kryterium polega na przyznaniu punktów za wprowadzenie do oferty dodatkowych klauzul rozszerzających ochronę ubezpieczeniową wg następujących zasad:

1.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 37, 38, 42 i 45 zostanie przyznane po 2 punkty za każdą klauzulę

2.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 36, 39, 40 i 47 zostanie przyznanych po 3 punkty za każdą klauzulę,

3.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 33 zostanie przyznanych 4 punkty.

4.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 30, 43 i 46 zostanie przyznanych po 5 punktów za każdą klauzulę,

5.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 34, 35, 41 i 49  zostanie przyznanych po 8 punktów za każdą klauzulę,

6.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 32 zostanie przyznanych 9 punktów,

7.    za rozszerzenie ochrony o klauzule nr 31 i 44 zostanie przyznanych po 10 punktów za każdą klauzulę.

 

UWAGA:

Brak zgody na włączenie do zakresu ubezpieczenia bądź zmiana treści którejkolwiek z klauzul oznaczonych numerami od 1 do 29 spowoduje odrzucenie oferty.

 

UWAGA – wszelkie zmiany lub dopiski wprowadzone w treści klauzul fakultatywnych powodują przyznanie 0 punktów. 

W przypadku klauzuli fakultatywnej nr 34 - Klauzula zniesienia franszyz/udziałów własnych, dopuszczalne jest wprowadzenie franszyzy/udziału własnego w wysokości 300 zł, przekroczenie tego limitu powoduje odrzucenie oferty. W przypadku braku akceptacji klauzuli 34 bez jednoczesnego podania rodzaju i wysokości franszyzy/udziału własnego, Zamawiający przyjmuje franszyzę redukcyjną w wysokości 300 zł.

 

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionymi wyżej kryteriami Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:

 

Won = An x 80 % + Bn x 20 %  

 

Won - wskaźnik oceny oferty

Bn     - liczba punktów przyznana ofercie n za spełnienie kryterium 2 

 

Zamówienie publiczne dotyczące części I zostanie udzielone wykonawcy, który uzyska największą łączną liczbę punktów.

 

CZĘŚĆ II ZAMÓWIENIA

 

Pierwszą czynnością przy ocenie oferty będzie sprawdzenie, czy oferta spełnia formalne wymagania Zamawiającego. Przyjęte oferty będą oceniane na podstawie następujących kryteriów:

 

1)   cena łączna ubezpieczenia – suma składek za wszystkie ubezpieczenia będące przedmiotem niniejszej części zamówienia.

       Oferty będą podlegały ocenie według następującego wzoru:

 

       P min

                                    An = __________ x 100 pkt.

                                                  Pn

  An     - liczba punktów przyznana ofercie n za spełnienie kryterium 1 

  n    - numer oferty

  Pmin – cena minimalna wśród złożonych ofert

  Pn    - cena zaproponowana przez wykonawcę 

 

2) zaakceptowane klauzule fakultatywne – ocena kryterium polega na przyznaniu punktów za wprowadzenie do oferty dodatkowych klauzul rozszerzających ochronę ubezpieczeniową wg następujących zasad:

1.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 36 i 38 zostanie przyznanych po 10 punktów za każdą klauzulę,

2.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 39 i 48 zostanie przyznanych po 11 punktów za każdą klauzulę,

3.    za rozszerzenie ochrony o klauzulę o nr 46 zostanie przyznanych 13 punktów 

4.    za rozszerzenie ochrony o klauzule o nr 31, 32 i 41 zostanie przyznanych po 15 punktów za każdą klauzulę.

 

Brak zgody na włączenie do zakresu ubezpieczenia bądź zmiana treści którejkolwiek z klauzul oznaczonych numerami 2, 4, 10, 11, 12, 13, 20, 23, 24 spowoduje odrzucenie oferty.

 

UWAGA – wszelkie zmiany lub dopiski wprowadzone w treści klauzul fakultatywnych powodują przyznanie 0 punktów.

 

Wykonawca w formularzu oferty wskaże, które z klauzul fakultatywnych akceptuje, a których nie akceptuje, poprzez uzupełnienie tabel. 

 

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty w powiązaniu z przedstawionymi wyżej kryteriami Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem:

 

Won = An x 80 % + Bn x 20 %  

 

Won – wskaźnik oceny oferty

Bn     - liczba punktów przyznana ofercie n za spełnienie kryterium 2 

 

Zamówienie publiczne dotyczące części II zostanie udzielone wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów.

 

​14. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY 
 

 

Zamawiający informuje wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty.

 

Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, będzie uchylał się od realizacji zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 

 

Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieszcza informacje, na stronie internetowej lub                          w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

 

 


Dodatki:

nr 1 - Formularz oferty wraz z załącznikami;

nr 2 - Program ubezpieczenia wraz z załącznikami.