Zaproszenie do składania ofert cenowych na „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Rzgowie w okresie od 02.01.2020 r. do 31.12.2020 r.”

Rzgów, dnia 27 listopad 2019r.

Zaproszenie do składania ofert cenowych

Działając na podstawie Zarządzenia nr 45/2014 Burmistrza Rzgowa z dnia 18 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Rzgowie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro netto, Urząd Miejski w Rzgowie zaprasza do złożenia oferty na :

„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym   i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Rzgowie w okresie od 02.01.2020 r. do 31.12.2020 r.”

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Rzgowie, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe, przesyłki kurierskie, paczki pocztowe, przekazy pocztowe, druki bezadresowe w obrocie krajowym), które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r.

          Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z późniejszymi zmianami).

          Usługa będzie realizowana na rzecz Urzędu Miejskiego w Rzgowie, 95-030 Rzgów,

Plac 500 lecia 22.

Zakres przedmiotu zamówienia zawarty został w zał. Nr 1 – formularz cenowy. Zakres ilościowy przesyłek listów i paczek przedstawiony w załączniku Nr 1 może ulec zmianie.

Nabywcą /odbiorcą faktury jest Gmina Rzgów z siedzibą w Rzgowie, Plac 500 lecia 22, 95-030 Rzgów, NIP 7282606012 reprezentowana przez Burmistrza Rzgowa.

• przesyłki listowe nierejestrowane (ekonomiczne) – przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii,
• przesyłki listowe nierejestrowane (priorytetowe) – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,
• przesyłki listowe polecone (ekonomiczne) – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
• przesyłki listowe polecone (priorytetowe) – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
• przesyłki listowe polecone (ekonomiczne) przesyłki wymagające nadania za pośrednictwem operatora wyznaczonego – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
• polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
• polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
• przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością ekonomiczne i priorytetowe – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.

Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:

Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,

Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.

Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:

Minimum, – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm,

Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.

• ekonomiczne – paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii,
• priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii,
• ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

Gabaryt A paczki – to przesyłka o wymiarach:

Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

Gabaryt B paczki – to przesyłka o wymiarach:

Minimum, – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,

Maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

c)   Przesyłki kurierskie.

d)   Przekazy pocztowe.

e)   Druki bezadresowe w obrocie krajowym.

2. Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 1300 do 1400 do siedziby Wykonawcy.
3. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego.
4. Przesyłki pocztowe adresowane na Urząd Miejski w Rzgowie będą odbierane przez Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku od 900 do godz. 930 bez kolejki w siedzibie
5. W przypadku gdy siedziba Wykonawcy zlokalizowana jest w odległości powyżej 1 km od siedziby Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest odbierać i dostarczać przesyłki pocztowe nadawane przez Zamawiającego i adresowane na Zamawiającego w następujący sposób :

a)      przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji Wykonawca zobowiązuje się odbierać dwa razy dziennie z siedziby Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w następujących godzinach : 9.00 do 9.30 oraz 13.00 do 14.00 .

6. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego     wskazanego miejsca w kraju i za granicą. Paczki doręczane będą do krajów zgodnie z treścią porozumień zawartych ze "Światowym Związkiem Pocztowym”.

7. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w osobnych książkach nadawczych (dla przesyłek rejestrowanych i przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych.

8. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru, priorytetowe, wymagające nadania za pośrednictwem operatora wyznaczonego) na stronie adresowej przesyłki.

9. Zamawiający będzie korzystał z druków wykonawcy oraz własnych wzorów druku potwierdzenia odbioru ( zgodnych z Polską Normą PN-T-85005 z grudnia 2000 r.)

9. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą:

          „……………...”.

II. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Ofertę należy sporządzić na formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 – formularz cenowy do zaproszenia.
2. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania.Cenę należy podać w polskich złotych. Każda pozycja w formularzu musi być wyceniona tylko 1 ceną.
3. Do oferty należy dołączyć :

-       Wykaz minimum 3 wykonywanych usług pocztowych na rzecz klientów instytucjonalnych

w okresie ostatnich trzech lat załącznik nr 3 - wykaz wykonanych usług pocztowych na rzecz

klientów instytucjonalnych w okresie ostatnich trzech lat.

-       potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 ze zm.).

-       formularz cenowy

-       klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych ( RODO) w Urzędzie Miejskim w Rzgowie

4. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Miejskim w Rzgowie Pl.500-lecia 22 , pok. 21 ( sekretariat)

w zaklejonej kopercie z napisem „Oferta na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Rzgowie w okresie od 02.01.2020r. – 31.12.2020r.”

Termin składania ofert upływa dnia 6.12.2019 godz.11:30

4. Zamawiający dokona otwarcia ofert w swojej siedzibie t.j. Urząd Miejski w Rzgowie, pok. 33 w dniu 6.12.2019 godz. 12 :00

III. KRYTERIA OCENY OFERT

1. Oferty oceniane będą na podstawie ceny:

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany w oparciu o kryterium: - ceny jednostkowe brutto :

1. Kryteriami oceny i wyboru ofert są:

cena brutto – 100 %

IV. Kontakt z wykonawcą:

Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami :

Anna Kroban – Urząd Miejski w Rzgowie tel. 42 227-82-12

Katarzyna Belziuk – Urząd Miejski w Rzgowie te. 42 227- 82- 12

Załączniki:

Zał. Nr 1 – formularz cenowy

Zał. Nr 2 – formularz ofertowy

Zał. Nr 3 – wykaz wykonanych usług pocztowych na rzecz klientów instytucjonalnych

Zał. Nr 4 – projekt umowy